一间私人公司必须指定一名公司秘书及至少一名自然人董事，秘书职务不得由唯一董事兼任。对于只有一名董事的私人公司，不得任命以该董事为唯一成员的法人团体作为公司秘书。对于公众公司或担保有限公司，则必须有一名秘书及至少两名董事，其中秘书可以由董事兼任，但法人团体不得担任此类公司的董事。

若公司秘书为自然人，其通常居住地必须在香港；若为法人团体，其注册或主要办事处也必须在香港。《公司条例》并未规定董事必须是香港居民。关于港公司秘书，可以是自然人或法人团体。若是个人，必须常住香港；若是法人团体，则必须在香港有注册地址或营业地点。对于上市公司，对秘书的要求更为严格，尤其是其资格与职责方面。

根据香港的相关法律规定，公司秘书一职可由董事兼任，即拥有双重身份。但如果公司只有一个董事，则该董事不能同时担任公司秘书。当需要董事和秘书共同签署文件时，拥有双重身份的人只能以秘书的身份签署。

关于香港注册公司为何需要法定秘书的原因，主要是因为香港公司法例规定有限责任公司必须委任公司秘书以履行公司的法定责任。法定秘书的职责包括向公司注册处申报公司的注册、变更以及后期运营维护，同时提供专业的法定条例咨询与建议。法定秘书不同于商务秘书，是法律要求在香港注册的有限公司必须存在的。其服务相当于海外人士在香港的代言人，虽然不拥有公司的控制权或所有权，但如果公司出现问题，法定秘书需要承担一定责任。法定秘书的服务功能主要是为了方便联系和处理往来文件。

商务秘书是根据客户需要提供的定制服务，包括接听电话、传递信息、代收代寄等一系列服务。对于注册香港公司的企业主来说，后续的运营维护非常重要，其中包括空壳公司管理和实务管理。香港公司注册必须有实体地址，通常使用秘书服务公司提供的香港地址。这个地址也用于接收信件、电话、传真等，以免遗漏任何通知。法定秘书在香港公司的运营中具有非常重要的地位，这一职位的设置承袭了英国的公司秘书概念，并在法律中得到了明确的确认。

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