在香港注册的公司若想在大陆设立办事处，需要遵循一系列的流程和准备必要的资料。以下是详细步骤及所需资料：

一、所需资料

1. 办事处名称及人员名单，需明确设立办事处的目的、业务范围、办公地址及在内地驻留期限。

2. 香港公司的注册证书、商业登记证及主体资格的公证文件。

3. 香港公司的银行资信证明，用以证明公司经济实力和信誉状况。

4. 租赁的办公楼证明，包括房产证复印件和涉外办公楼的入住许可。

5. 首席代表的身份证明，以及代表们的身份照片，用于办理相关手续。

二、流程与要求

1. 了解并遵守规定：办事处是外商投资企业在中国设立的代表机构，主要负责业务联络，不能直接从事盈利性商业活动。

2. 准备并提交申请：将所需资料提交给外经委进行审批，具体要求会根据行业不同而有所变化。可咨询在线客服获取详细信息。

3. 审批成功后，到工商局登记以获取代码，并进行税务和外汇的准备工作。

4. 委托代理机构：可以委托专业的代理机构协助办理，如我司，签订委托合同并支付相应费用。

5. 等待审批并获得批准证书：不同城市的审批时间不同，一旦审批通过，将颁发批准证书。

6. 完成注册登记手续：获得批准证书后，需在规定时间内完成工商注册登记和相关手续，代理人会协助完成。

三、注意事项

1. 香港公司需成立满一年方可申请在大陆设立办事处。

2. 确定拟设立办事处的具体城市，并了解当地对设立办事处的要求。

3. 提供办事处的办公地址，需是正规租赁的写字楼。

4. 税务情况：代表处主要以经费支出来核定税收，经费包括办公场地的租金、水电费、杂费等，税率大概为15-17%左右。

四、其他相关信息

1. 外资公司成立国内代表处所需的其他资料包括外资公司律师公证档、外资公司章程原件、代表处首席代表有效身份证明及一寸照片等。

2. 代表处的作用在于联络和方便采购物资，不会在内地经营，也不会有收入，但仍然需要遵守中国的相关法律法规，进行税务登记和报税。

3. 代表处不可以随意的终止或解除合同，其责任由外国离岸公司负责。在国内聘请的员工需要按照国家规定购买社保等保险。

《关于外企设立代表处所需提交的文件及注意事项》

为了在外企设立代表处，需要准备一系列的文件和证明，并确保这些文件符合相关规定。以下是所需文件及其相关注意事项的详细解释。

1. 资信证明：

银行出具的资信证明是评估外企信誉的重要依据。该证明应由与该外企有业务往来的银行出具，并印在银行的官方抬头上，由授权人员签字以确保其有效性。

2. 首席代表的任命书：

任命书应简洁明了，明确说明外国企业任命了哪位人员作为其常驻代表机构的首席代表。该任命书通常应使用申请企业的信纸，并由该外国企业的董事长、总经理或其他负责人签署。

3. 首席代表和其他常驻代表的履历、护照复印件和照片：

履历应从高中学历开始，直至当前所在的公司，时间线需连贯。请务必使用公司正式信笺，并包括姓名、出生日期、国籍、婚姻状况等信息。复印件和照片以完成身份认证。

4. 办公室租约：

外国企业在内地设立办事处时，必须提交已签订的办公室租约、租赁意向书或购房证明。需要注意的是，只有经过公安局确认的涉外办公楼才能租给外国企业作为其代表处的办公场所。

5. 外国办事处设立登记表：

此表由登记机关印制，外国企业或承办单位可直接从登记机关领取。申报表的主要内容是申请设立常驻代表机构的外国企业和即将设立的常驻代表机构的基本情况。

6. 公司成立证书或其他证明文件：

这些文件包括公司成立证书或相应文件，其格式和内容因外国公司成立所在的国家和地区而异。如果无法提供原件，应提交经当地公证机关公证、使领馆认证的文件，或律师出具的证明文件。对于香港企业，还可以提供合法开业证明和委任常驻代表机构人员的授权书的原件，或经中国法律服务（香港）有限公司审核签章并附以附件确认的证明文件。

在准备这些文件时，请务必仔细核对，确保所有信息准确无误，并符合中国的相关法规。这将有助于顺利设立外企代表处并避免不必要的麻烦。